domingo, 22 de mayo de 2011

4.2.4 CONTROL

CONTROL


                            LA ESENCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

            El control es la quinta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa. Controlar puede definirse como un proceso de medir y evaluar el desempeño (o resultados reales) de cada componente organizacional de una empresa, efectuar la acción correctiva, cuando sea necesaria, para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, políticas y normas de la empresa, las cuales son establecidas en la planeación.

            El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:


1.       Control preliminar
      (a través de la
      alimentación adelantada)


2.       Control coincidente
(generalmente a través de informes periódicos de desempeño)

3.Control por retroalimentación


Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

Acción a posteriori (re planificación), concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

           








 Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:
1.         Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2.         Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3.         Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones.
4.         Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los éxitos.
5.         Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
6.         Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la alimentación adelantada para efectos de re planificación.

El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance.

4.2.3 DIRECCION

DIRECCIÓN


Tal serie de decisiones debe demostrar la confianza de la propia dirección de que el destino de la compañía puede ser planeado y controlado con efectividad.

La toma de decisiones exige imaginación y coraje; cada decisión importante de la administración entraña un esfuerzo para crear o aprovechar una oportunidad positiva o para escapar del inicio de la decadencia.




La toma de decisiones para la dirección básicamente implica;

1.       Manipular las variables controlables pertinentes y
2.       Aprovechar la ventaja de las variables no controlables pertinentes que puedan influir en el éxito operacional a largo plazo.

Las variables pueden ser clasificadas bajo tres categorías: a) externas (PIB, competencia, población etc.) o internas (Métodos de venta, publicidad, estructura de costos etc.), b) de acuerdo al tiempo (corto plazo, mediano plazo, largo plazo), y c) controlables o no controlables. Conforme al análisis de estas variables se plantean las estrategias convenientes para el futuro de la empresa.

Las variables no controlables deben ser proyectadas y planificadas para lograr el pleno provecho de sus consecuencias favorables previstas y manipular las consecuencias desfavorables.

Pueden identificarse dos tipos principales de planes de la dirección, como se muestra a continuación: 


TIPO
DIMENSIÓN
DE TIEMPO

CARACTERISTICAS

Estratégico
(desarrollado por la alta administración)



Táctico u operacional
(Desarrollado participativamente por todos los niveles de la administración).

Largo plazo





Corto plazo
Se concentra en los objetivos de la empresa y su estrategia global; afecta a todas las funciones de la administración; entraña consecuencias de alcance general y de largo plazo.

Afina los objetivos de la empresa para desarrollar programas, políticas y expectativas de desempeño; implica tiempos entre el mediano y el corto plazo; se concentra en los niveles de autoridad y responsabilidad asignadas; proporciona información sobre el presupuesto para efectos de los informes de desempeño.


4.2.2 ORGANIZACION

ORGANIZACIÓN


Organizar es una de las bases del proceso administrativo. La actividad de organizar depende de los planes de la empresa. Consiste en:
a)       la subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables (es decir, divisiones y departamentos),
b)       la asignación o delegación de responsabilidades administrativas y,
c)       la definición del lugar de las decisiones.

La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría (“Steffi”). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la “cadena de mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de “Steffi” no se halla en la cadena de mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad, relación pública, personal y legal.

Las unidades de “Steffi” pueden ser:
a)       de asesoría únicamente
b)       de asesoría principalmente, pero con autoridad funcional dentro de su área de pericia
c)       de consultoría y
d)       requeridas para ciertas aprobaciones seleccionadas de línea y de “Steffi”.

Las estructuras organizacionales deben estar soportadas con la descripción de puesto para el gerente de cada unidad organizacional. Los datos básicos que debe contener una descripción de puestos son:

·         Título del puesto o de la unidad (área o departamento)
·         A quien debe reportar
·         Requisitos especiales para poder ocupar el puesto (estudios requeridos, experiencia en área laboral etc.)
·         Responsabilidad de supervisión. Puestos o unidades que le reportan y por los cuáles es responsable (flujo de autoridad)
·         Resumen del puesto., indicando las actividades básicas a desarrollar
·         Deberes. Analizando cada una de las operaciones y funciones por las que se es responsable.

 Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.

          Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.

FACTORES INTERNOS

1)       Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2)       Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor)
3)       Diversidad de productos y clase de operación
4)       Tamaño de la organización
5)       Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)


FACTORES EXTERNOS

6)       Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción)
7)       Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes)
8)       Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)

La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.

4.2.1 PLANEACION

PLANEACIÓN


                            LA ESENCIA DE LA PLANIFICACIÓN DIRECTIVA

La planificación es la primera función de la administración que se muestra en el recuadro 1-1 y la misma se lleva a cabo de manera continua porque el transcurso del tiempo exige tanto la re planificación como el desarrollo de nuevos planes. Además, la retroalimentación continua a menudo requiere de acciones planificadas recientemente para:
a)       corregir las deficiencias observadas en el desempeño
b)       hacer frente a sucesos imprevistos de naturaleza desfavorable y
c)       aprovechar los nuevos adelantos.

La planeación directiva es un proceso que comprende las siguientes cinco fases:

1)       establecer objetivos y metas empresariales
2)       desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el que opera la entidad
3)       tomar decisiones respecto a los cursos de acción
4)       emprender acciones que tiendan a activar los planes, y
5)       evaluar la retroalimentación del desempeño para la re planificación.

La planificación directiva constituye la base para el ejercicio de las otras cuatro funciones que se muestran en el recuadro 1-1

Deben tomarse decisiones periódicas acerca de los futuros cursos de acción de la entidad y deben, asimismo, corregirse los pasados cursos de acción. La toma de decisiones por la administración implica un importante proceso de dirección empresarial.

 El proceso de toma de decisiones.

            La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y la conjeturación secundaria. Es importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, en sí y por sí, una decisión.

Pasos en el proceso de toma de decisiones.

1)       Reconocer un problema – Existe un problema, necesita hacerse una elección, o hay un obstáculo para alcanzar una meta empresarial.
2)       Identificar alternativas  - Se hace un esfuerzo sistemático por identificar las opciones disponibles. Por lo general, existe un número limitado de alternativas, restringidas, además, por el tiempo y los recursos monetarios.
3)       Especificar las fuentes de incertidumbre – Se efectúa un análisis cuidadoso de los posibles sucesos que pueden ocurrir. Hasta donde es posible, quizá existan probabilidades o posibilidades asociadas con estos sucesos.
4)       Escoger un criterio – Se elige el criterio conforme al cual se evaluarán las alternativas. Pueden escogerse criterios tales como la utilidad, el margen global de contribución, la tasa de rendimiento o el valor actual neto.
5)       Considerar preferencias de riesgo – Se toma en consideración el punto hasta el cual la dirección está dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. De manera equivalente, la dirección considera la proporción entre el riesgo y el rendimiento. ¿Qué mayor rendimiento es necesario que brinde una alternativa riesgosa para que pueda justificar su riesgo inherente?
6)       Evaluar alternativas – A la luz del menú de opciones en el paso 2, las fuentes de incertidumbre identificadas en el paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y las preferencias del riesgo precisadas en el paso 5 determinan el resultado final asociado con la alternativa.
7)       Elegir la mejor alternativa – La evaluación de alternativas en el paso 6, junto con una cuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado la elección de una alternativa.
8)       Implantar el curso de acción seleccionado – Se implantan las acciones aprobadas para iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad.




4.2 PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA CAMPAÑA PUBLICITARIA

EL PROCESO ADMINISTRATIVO


Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de planificación y control.

La planificación y control integral de utilidades comprende:

1.       El desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo alcance para la empresa.
2.       La especificación de las metas de la empresa.
3.       Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos generales.
4.       Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos).
5.       Un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas, y
6.       Procedimientos de seguimiento.

La eficacia con la que una entidad es administrada se reconoce generalmente como el factor individual más importante en su éxito a largo plazo. El logro de la empresa se mide en términos del logro de sus metas. La administración  puede definirse como el proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, materiales y el capital.

4.1.1LA INVESTIGACIÓN ES UNA HERRAMIENTA DE INFORMACIÓN


La investigación debe ser utilizada y se utiliza para ayudar a mejorar eficacia y las ganancias de un anunciante, al mantenerse en contacto con el consumidor.  Más específicamente, la investigación se utiliza con mayor frecuencia de las siguientes formas:
Para ayudar a identificar a los consumidores
Para ayudar a buscar nuevas ideas de productos o servicios
Para ayudar a mejorar lo que se ofrece en productos o servicios
Para ayudar a señalar las causas de posibles problemas
Para monitorear las actividades
Para ayudar en el desarrollo de las comunicaciones

 

 

EL TIPO CORRECTO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación y cuánta investigación se necesita son siempre preguntas legítimas. Y existen peligros. El ex-presidente de la división mundial de Roper Starch hizo comentarios sobre una falla clásica, el Edsel de Ford, y el uso incorrecto de la investigación. En el caso del automóvil Edsel, la investigación se usó para hacer creer a la gente algo que no era cierto, y no para diseñar un producto que cubriera los gustos del consumidor. Ford diseñó un poderoso y llamativo automóvil con parrilla de collar de caballo, sin antes realizar ninguna investigación entre los consumidores.
Después de diseñar el automóvil, la investigación reveló que los consumidores querían un estilo de vehículo discreto, conservador, hecho en América, tipo Mercedes- Benz. Ford intentó entonces hacer que los consumidores se adaptaran al automóvil al comercializar el Edsel como automóvil estilizado de forma conservadora. Generaron interés, pero cuando los consumidores vieron el automóvil, se sintieron desilusionados. Por otra parte, Roper citó el lanzamiento de la nueva Coca en la década de los ochenta como un ejemplo de dependencia y eficacia excesivas de la investigación.
En diversas pruebas de sabor, la nueva Coca derrotó a Pepsi, pero otros estudios demostraron que los productos más dulces son preferidos inicialmente. La investigación dentro y friera de Coca-Cola falló porque no realizó pruebas de sabor de sabor normal entre los consumidores. Si los investigadores hubieran dado a los consumidores una caja de la nueva Coca y les hubieran preguntado lo que pensaban dos o tres semanas más tarde, se hubieran generado respuestas más precisas. Roper concluyó que no siempre se deben seguir los hallazgos de un estudia de investigación, ya sea un estudio de productos de consumo o una campaña política, asisten peligros a pesar de las potenciales recompensas.
La actitud pública ante la investigación por encuesta
La investigación demuestra que las negativas a cooperar en las encuestas están al alza, igual que las actitudes negativas ante las investigaciones de encuestas. Un estudio, el council for Marketing and Opinión Reseatch (CMOR) Respondent Cooperative Study, llevado a cabo en el año 2003, muestra que las encuestas están obteniendo altísimas tasas de rechazo. El CMOR atribuye esta tendencia, en parte al crecimiento de la posesión de máquinas contestadoras e identificadores (le llamadas utilizados por los consumidores. Quizás aún más problemático sea el trecho de que menos personas ven el valor de participar en las investigaciones por encuesta. El estudio confirmó que efectuar entrevistas más cortas puede ayudar a aumentar el índice de respuesta.
Si los consumidores se rehúsan a participar en encuestas, será más difícil para los anunciantes medir las actitudes y opiniones de los consumidores. Las tasas de rechazo son a menudo más elevadas entre los estadounidenses de origen africano y los hispanos, haciendo que sea aún más difícil evaluar las actitudes y opiniones ele estos importantes segmentos de la población.
Planeadores de cuentas y percepciones de los consumidores
Un concepto británico de investigación se ha vuelto fundamental para muchas agencias mundiales. En la década de 1980, algunas agencias en Estados Unidos copiaron la reestructuración británica del departamento de investigación. Las agencias británicas descubrieron que los clientes llevaban a cabo mucha de su propia investigación, aun así la función de la agencia de investigación seguía siendo necesaria para entender la información acerca de los consumidores y del mercado. Las agencias reestructuraron o redujeron el tamaño de sus departamentos de investigación y agregaron planeadores de cuentas. Su tarea era discernir, no solamente quién compra marcas específicas, sino también porqué lo hace.
Los planeadores de cuentas normalmente son los responsables de toda la investigación incluyendo investigación cuantitativa (estudio de uso y actitud, estudio de seguimiento, prueba de anuncios y datos de venta), así como investigación cualitativa (hablar personalmente con la audiencias objetivo).
La planeación de cuentas se basa en una premisa simple. Un cliente contrata a una agencia publicitaria para interpretar su marca a su público objetivo. El planeador de cuentas se encarga de entender al público objetivo y entonces representarlo a lo largo del proceso de desarrollo publicitario, asegurando así que la publicidad sea tanto estratégica como ejecutorialrnente relevante para el objetivo definido. Los planeadores proveen la percepción y la claridad que lleva (a discusión del "Yo creo" al "Yo sé", Clasifica a través de las múltiples capas que se desarrollan alrededor del mercadeo de una marca, eliminando lo irrelevante y remarcando lo relevante. De acuerdo al gurú británico de la planeación de cuentas Chris Crowpe: "La planeación de cuentas es la disciplina que lleva al consumidor al proceso de desarrollo de la publicidad. Para ser verdaderamente eficaz, la publicidad debe ser tanto distintiva corno relevante, y la planeación ayuda en ambas cuentas",
lon Steel dice: "Si la agencia posee una verdadera filosofía de planeación, le debe interesar solamente una cosa, y eso es hacerlo bien para sus clientes".' La planeación de, cuentas desempeña un rol crucial durante el desarrollo de la estrategia al impulsarla desde el punto de vista del consumidor. Durante el desarrollo creativo, los planeadores de cuernas actúan como cajas de resonancia para el equipo creativo. Son responsables de investigar la publicidad antes de llevarla a producción para asegurarse que sea lo más relevante posible, y finalmente, una vez que el trabajo se está realizando, monitorean su efecto a profundidad, con vistas a mejorarlo la siguiente vez.
El mayor beneficio para los equipos creativos es la investigación utilizable: información que explica y comunica, dándoles perspectivas útiles. El mayor beneficio para los clientes es una estrategia publicitaria enfocada al consumidor que hable directamente al público-objetivo de una manera persuasiva.
Debido a que muchos mercadólogos dirigen personalmente mucha de la investigación necesaria, la agencia no es, necesariamente, un compañero en la planeación del tipo y dirección de los estudios de investigación llevados a cabo para una marca o una compañía específica. Sin embargo, los investigadores o planeadores de la agencia estar disponibles para los grupos de cuentas con el fin de ayudarles a obtener la información necesaria, y podrían estar involucrados en todo tipo de investigación publicitaria.

El planeador trabaja tanto con la gerencia de cuentas como con los creativos, cubriendo la mayor parte de las funciones de investigación. El planeador es más un socio, para los equipos de cuencas y creativo que un investigador tradicional. El planeador es considerado el portavoz del equipo ante el consumidor y un intérprete de investigación disponible. Para trabajar, la publicidad debe entender profundamente, tener empatía y hablar el mismo idioma que el consumidor.

SERIE DE PASOS DE LA INVESTIGACIÓN EN LA PUBLICIDAD

El término investigación publicitaria define, a grandes rasgos, como incluir investigación que contribuya a las cuatro etapas del proceso publicitario:




1. Desarrollo de la estrategia publicitaria. La investigación pretende contestar muchas interrogantes: ¿Quiénes son el mercado y qué desean? ¿Cuál es la competencia que estamos especificando? ¿Qué comunicación queremos que nuestro mercado objetivo reciba de nuestra publicidad? ¿Cómo llegaremos a las personas que elegimos como nuestro mercado?
2. Desarrollo de la ejecución publicitaria. Existen dos tipos de investigación utilizada en la etapa de ejecución de la publicidad. La primera es la investigación exploratoria, para estimular a la gente creativa y ayudarles a conocer y entender el lenguaje usado por los consumidores. La otra es la investigación para estudiar los conceptos creativos propuestos, ideas, bosquejos de layouts, elementos visuales, encabezados, palabras, presentadores, y demás, para ver si pueden conseguir lo que la estrategia creativa espera de ellos.
3. Evaluando las ejecuciones de prueba previa. La prueba previa es la etapa de la investigación publicitaria en la que se evalúan las ideas publicitarias. En parte, debido a la finalidad de muchas pruebas previas, es la forma más controvertida de la investigación publicitaria.
4. Evaluación de la campaña. La evaluación de la campaña normalmente involucra un estudio de rastreo para medir el desempeño de la campaña.
El objetivo primario de la investigación publicitaria es ayudar en el proceso del desarrollo creativo. Antes de examinar el proceso de la investigación que los anunciantes utilizarían para desarrollar su estrategia publicitaria para las campañas, obtengamos una mejor perspectiva al utilizar la información de investigación.
Investigación del mercado, el producto, el consumidor y competitiva
Se recopila y analiza información básica para determinar la estrategia de marketing para un producto o servicio, las ventas pronosticadas, la fuente del negocio, los factores de precios y distribución, la información geográfica, y cómo desarrollar datos que identifiquen el tamaño y la naturaleza de la categoría del producto. Esta clase de investigación incluye datos de la competencia, tendencias de ventas, empaque, gastos de publicidad tendencias futuras. El análisis de situación ayuda a definir claramente el mercado en cual compite el producto o servicio.
La investigación de prospectos es crítica para definir claramente quién se espera que compre el producto o servicio. [.os estudios pueden identificar a los usuarios, las actitudes, los estilos de vida y los patrones de consumo, los cuales identifican al prospecto principal.
Las cantidades y tipos de información requeriría varían de acuerdo a la categoría del producto y a la situación del marketing. Es difícil hablar de estrategia hasta que se tiene la Información acerca de los niveles de conciencia para cada marca en el mercado. "Las pruebas de marca` ocurren si lo que saben los consumidores de la marca encaja con sus necesidades y es lo suficientemente importante o motivador. La relación entre el nivel de conciencia de una marca y sus pruebas puede ser expresada como una proporción., Una proporción alta sugiere una opción de estrategia, una proporción baja, otra.
La investigación no siempre nos dice lo que queremos escuchar, lo cual puede ocasionar problemas si pensamos que una idea publicitaria es realmente fuerte. Piense en la clásica campaña Avis. Tratamos más duro". Su investigación fue mediocre. Los consumidores dijeron que el concepto de "somos el número dos" significaba que Avis era de segunda. Los investigadores estaban en contra de lanzarla, pero el genio creativo Bill bernbach creyó fervientemente en la idea y convenció a Avis de correr el riesgo. Hoy en día, la campaña de Avis está considerad como una de las más poderosas y memorables campañas de la historia.
Estrategia publicitaria o investigación de mensaje
La mayoría de los productos tiene un número de atractivos Positivos que podrían ser promovidos exitosamente, así que, ¿cómo tomamos la decisión de qué dirección llevará un anuncio o mensaje? La idea es escoger el que sea más importante para la mayoría de nuestros objetivos. Ya que seleccionar el primer atractivo es la clave para cualquier, campaña publicitaria, se han desarrollado muchas técnicas de investigación para definí qué atractivo utilizar. La investigación del mensaje se utiliza para identificar el mensaje publicitario de venta más relevante y competitiva. Puede tomar muchas formas, pero frecuentemente se utilizan sesiones de grupo y pruebas de concepto para evaluar idear y estrategias creativas.          
Investigación de evaluación de campaña
Cuando se evalúa la publicidad dentro de un esfuerzo total de marketing, un anunciante debe analizar el mercado y la actividad competitiva y mirar a la publicidad como una campaña, y no como anuncios individuales. Esta información puede ayudar determinar si los cambios en la estrategia publicitaria son necesarios para lograr los objetivos establecidos para la campaña o para lidiar con una situación cambiada. Los anunciantes Frecuentemente llevan a cabo estudios de rastreo para medir las tendencias, la conciencia de marca y el interés por comprar, así como los factores publicitarios. La investigación al final de una campaña se convierte en parte de la investigación de tondo para seleccionarla siguiente estrategia de campaña.

UNIDAD 4 " LA PUBLICIDAD COMO PROCESO ADMINISTRATIVO''

4.1 INVESTIGACION DE PUBLICIDAD

LA INVESTIGACIÓN EN LA PUBLICIDAD

Para crear una publicidad eficaz, los anunciantes necesitan entender qué es lo que motiva a los consumidores en el mercado. La investigación es una herramienta crítica de información que puede ayudar a los anunciantes a entender cómo reaccionan los consumidores a sus mensajes.